Damit die digitale Verwaltung medienbruchfrei funktioniert, lässt sich die ganze Tagespost digitalisieren und am Bildschirm verarbeiten. Dabei hat sich aXc sehr stark an den intern etablierten Prozess mit Postmappe orientiert.

Im Unterschied zum analogen werden beim digitalen Tagespostprozess die Postsendungen mit leistungsfähigen aXc-Scannern gescannt. Danach erhalten die Dokumente einen digitalen Stempel. Damit ist klar, an wen ein Dokument zugestellt wird, und wer bis wann was zu erledigen hat. Nach dem abteilungsinternen Durchlauf werden die Dokumente automatisch in die jeweiligen Dossiers resp. Geschäfte verteilt und den Adressaten zugestellt. Pendenzen gelangen automatisch an die zugewiesenen Personen oder Personengruppen zur Erledigung.

In aXc-GEVER können beliebige Gremien verwaltet werden. Typische Gremien sind der Gemeinderat, der Schulrat, die Baukommission etc. Im Normalfall hat ein Gremium ein Sekretariat, das bspw. die Sitzungen des Gremiums vor- und nachbereitet.

Im Rahmen der Sitzungsvorbereitung werden die einzelnen Traktanden vorbereitet, indem die aus den Abteilungen zu traktandierenden Geschäfte aufbereitet, Kenntnisnahmen zur Verfügung gestellt werden etc. Nachdem eine Sitzung durch das Sekretariat vorbereitet ist, findet bspw. eine abschliessende Besprechung zwischen dem Gemeindeschreiber und dem Gemeindepräsidenten statt. Anschliessend wird der virtuelle Sitzungsraum den Gremienmitgliedern zur Vorbereitung freigeschaltet.

Die Gremienmitglieder erhalten dabei automatisch die Traktandenliste zur Sitzung elektronisch zugestellt und können via Handy, Notebook etc. bequem von zu Hause aus oder vom Büro auf den virtuellen Sitzungsraum zugreifen und sich umfassend vorbereiten. Dadurch entfällt also der aufwändige Gang zum Gemeindehaus.

Nachdem die Sitzung durch das Sekretariat des Gremiums vorbereitet ist, werden die Gremiumsmitglieder, also bspw. die Gemeinderäte, automatisch per Mail mit der Traktandenliste und einem Link zum virtuellen Sitzungsraum bedient.
Zu jedem Traktandum sind die jeweiligen Unterlagen (Antrag, begleitende Unterlagen, Vorprotokoll, …) einfach verfügbar.

Damit die Sitzung des Gremiums effizient gestaltet werden kann, ist es sogar möglich, dass bereits im Vorfeld zu einer Sitzung abgestimmt bzw. diskutiert werden kann. Sind sich alle Gremiumsmitglieder einig, dass einem Antrag zugestimmt werden kann, muss dieser nicht mehr an der Sitzung besprochen werden.
Nachdem sich die Gremiumsmitglieder vorbereitet haben, kann die Sitzung bspw. für die Abteilungsleiter freigeschaltet werden, damit diese vor der Sitzung noch inhaltliche Fragen klären und festhalten können.
Im Nachgang zur Sitzung wird das Protokoll fertiggestellt und den Gremiumsmitgliedern ebenfalls im Sitzungsraum zur Verfügung gestellt. Dadurch können die Gremiumsmitglieder jederzeit und selbständig online auf vergangene Sitzungen zugreifen und nachvollziehen, was damals besprochen wurde.

aXc-GEVER unterstützt den internationalen Standard zur systematischen Aktenführung ISO 15489. Zentral dabei ist, dass der gesamte Lebenszyklus von Akten durch aXc-GEVER unterstützt wird. Das heisst, dass neben dem eigentlichen Inhalt von Akten auch der Prozess von der Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen Ende des Lebenszyklus berücksichtigt und dokumentiert wird.

Alle Aktivitäten, Dokumente und Weiteres sind in aXc-GEVER Geschäften und / oder Dossiers zugewiesen. Die Geschäfte / Dossiers sind der jeweiligen Ordnungsstruktur (Registraturplan) zugewiesen.

Geschäfte / Dossiers können entweder über das Ordnungssystem oder einer modernen Softwarelösung entsprechend, über die umfassende Suche gefunden werden. Den Geschäften / Dossiers zugewiesen sind auch die umfassenden Berechtigungszugriffe. Damit nachvollzogen werden kann, wer, wann was geändert hat, sind diese Daten automatisch in aXc-GEVER mitprotokolliert und historisiert.

Jederzeit im Blick, wer, was bis wann zu erledigen hat. Durch die Zuordnung von Pendenzen an bspw. Personen, Ressorts, Abteilungen etc. ist jederzeit klar, was bis wann durch wen zu erledigen ist.

Ein zentrales Steuerungselement von aXc-GEVER sind die Pendenzen. Sie können überall in aXc-GEVER auftreten – in der Tagespost ebenso wie in Geschäften, Dossiers, Dokumenten und Weiterem. Weil alle Pendenzen zentral geführt werden, sind sie für alle transparent: Die gesamte Verwaltung, jede Abteilung, alle Mitarbeitenden und jedes Gremiumsmitglied sind stets auf dem aktuellen Stand.

Jedes Traktandum, das in einer Sitzung behandelt wird, lässt sich sofort protokollieren und kann später vom Sekretariat nachbereitet werden.

Das Zwischenarchiv (in der Regel bis 10 Jahre) kann vollständig in aXc-GEVER abgebildet werden. Nach der vorgesehenen Verweildauer im Zwischenarchiv werden die zu archivierenden Geschäfte / Dossiers automatisch ausgewiesen. Ihr Archivar kann diese Daten zusammen mit den Unterlagen im physischen Zwischenarchiv ins Langzeitarchiv überführen. Für das Langzeitarchiv arbeiten wir mit allen gängigen Archivsystemen zusammen.

Damit wir unsere Kunden umfassend beraten und begleiten können, bringen unsere Experten für Geschäftsverwaltung langjährige Erfahrung mit. Ob individuelle Schulungen und Beratungen bei Ihnen vor Ort, ob Beratung und Support über das aXc-ServiceCenter oder Ihren persönlichen Ansprechpartner: Sie wählen aus, wo und wie wir Sie und Ihre Organisation am besten unterstützen.

Der Prozess zur Einführung einer Geschäftsverwaltung sollte taktisch klug aufgegleist werden. Dabei hat sich folgendes Vorgehen bewährt: In einem ersten Schritt wird das Sitzungsmanagement für den Gemeinderat innerhalb weniger Tagen bereitgestellt. Ab dann muss niemand mehr für das mühsame Aktenstudium ins Gemeindehaus. Das geht schnell, weil Gemeinderäte kaum geschult oder unterstützt werden müssen, um ihre Tätigkeiten auszuführen. Kommt hinzu, dass sich aXc-GEVER stark an gängigen Papierprozessen orientiert und sehr einfach zu bedienen ist. Steht das Sitzungsmanagement für den Gemeinderat, wird die Geschäftsverwaltung normalerweise auch bei der Kanzlei eingeführt, danach folgt Abteilung um Abteilung.

Wochentags von 7:00 bis 19:00 Uhr steht Ihnen das aXc-ServiceCenter für professionellen Fachsupport zur Verfügung. Benötigt eine Supportanfrage den Beizug Ihres persönlichen aXc-Kundenberaters, wird dieser durch das aXc-ServiceCenter beigezogen und die Lösung kann gemeinsam definiert und umgesetzt werden.

Vorbei sind die Zeiten, als jeweils durch ein Softwareupdate lange Ausfallzeiten und teure Nacharbeiten in Kauf genommen werden mussten. Die Softwareerneuerung erfolgt in Abstimmung mit Ihnen und ist in den Betriebs- und Wartungskosten enthalten.

aXc-GEVER wird ausschliesslich in den sicheren Rechenzentren von aXc betrieben. Ihre Daten befinden sich jederzeit und ausschliesslich in der Schweiz. Die Datenschutzrichtlinien werden erfüllt und laufend überprüft.