Gemeinde Herrliberg – Neue IT-Infrastruktur als Basis für die Digitalisierung der Prozesse

Die Gemeinde Herrliberg liegt in der Nähe der Stadt Zürich am rechten Ufer des Zürichsees und erstreckt sich vom See über fünf Geländeterassen hinauf bis zum Pfannenstiel. Die Gemeinde hat aktuell (Stand 31.12.2022) 6'740 Einwohner mit wachsender Tendenz. 

Die Gemeindeverwaltung von Herrliberg mit rund 60 Mitarbeitenden wird operativ vom Gemeindeschreiber Tumasch Mischol geleitet. Sie ist in acht Abteilungen organisiert. Der Bereich ICT wird in einer Teilezeit-Funktion von einer Mitarbeiterin verantwortet. 

In der Vergangenheit wurde die IT mangels Ressourcen bedingt geführt. Systeme und Applikationen wurden teilweise in Rechenzentren, teils inhouse und teilweise bei externen Partnern betrieben ohne eine einheitliche IT-Architektur. 

Des Weiteren fehlten gewisse Grundlagen wie eine klare IT-Strategie oder eine IT-Governance. All das führte zu Unsicherheiten, hoher Komplexität und ineffizienten Arbeitsabläufen im Umgang mit der ICT. 

Insgesamt lässt sich sagen, dass die IT-Infrastruktur den Bedürfnissen unserer Gemeinde nicht entsprochen hatte und die Gemeindeverwaltung nicht über die Grundlagen verfügt hat, die es für effizientere, strukturiertere und zeitgemässe Abläufe benötigt. Entsprechend waren auch sämtliche Projekte zur Digitalisierung von Prozessen dadurch blockiert.

Wir haben Ziele für die Modernisierung unserer ICT festgelegt, die den Grundstein für eine zukunftsfähige IT-Landschaft legen sollen. Dabei stand an erster Stelle die angestrebte Professionalisierung der IT, um den Anforderungen einer modernen Verwaltung gerecht zu werden. Die Implementierung eines hochmodernen, gemanagten IT-Systems, das dem State-of-the-Art entspricht, sollte das Herzstück dieser Transformation bilden.

Um dieses Vorhaben erfolgreich umzusetzen, planten wir die Auslagerung an einen renommierten IT-Anbieter, der sich auf die Bedürfnisse von Gemeinden spezialisiert hat. Dieser soll sämtliche Dienstleistungen aus einer Hand anbieten, einschliesslich eines umfassenden IT-Supports.

Diese strategische Entscheidung wurde nach einer sorgfältigen Evaluation im Rahmen einer öffentlichen Ausschreibung getroffen, die in enger Zusammenarbeit mit einem unabhängigen externen Berater durchgeführt wurde. Dies gewährleistet, dass die gewählte Lösung perfekt auf die individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen unserer Gemeinde zugeschnitten ist.

Ein weiterer bedeutender Schwerpunkt lag auf der Etablierung einer soliden Basis für die zukünftige Digitalisierung von Prozessen und Abläufen – für den Gemeinderat, die Verwaltungsführung, Mitarbeitende genauso wie für externe Stakeholder (Bevölkerung, Wirtschaft). Hierbei wurde besonderes Augenmerk auf eine nahtlose Interaktion & dem Datenaustausch zwischen den verschiedenen Applikationen gelegt. Ziel ist es, zukünftig innovative digitale Angebote zu schaffen und so den Einwohnenden einen zeitgemässen und komfortablen Service zu bieten.

Die vereinfachte und standardisierte System- und Architekturstruktur verspricht nicht nur eine gesteigerte Effizienz, sondern auch eine Reduktion des IT-Aufwandes und damit einhergehende Ressourceneinsparungen. Diese gezielte Investition in die IT-Infrastruktur verdeutlicht das klare Bekenntnis unserer Gemeinde zu einer zukunftsorientierten und leistungsstarken Verwaltung.

Die aXc, der neue IT-Anbieter, hat sich im Zuge des IT-Umstellungsprojektes durch herausragende Leistungen besonders ausgezeichnet. Ein entscheidender Faktor war der erstklassige Support, der sich bereits bei Referenzkunden als äusserst zuverlässig erwiesen hat. Mitarbeitende können sich von 7 bis 19 Uhr direkt oder über den PowerUser an aXc wenden und erhalten prompte Hilfe. Dieser hohe Standard wird durch die Service Level Agreements (SLA) gemessen, bei denen 85% der Anfragen im Erstkontakt erledigt werden müssen. Dies ist für uns als Kunde jederzeit transparent auf dem aXc-Onlineportal einsehbar.

Ein weiterer Pluspunkt von aXc ist ihre umfassende Sichtweise und die hohe Fachkompetenz. Sie verstehen als Spezialist für Gemeinden und Behördenlösungen nicht nur die technischen Aspekte, sondern auch unsere individuellen Anforderungen und Prozesse. Die Dienstleistungen von aXc sind vielfältig und die Zusammenarbeit gestaltet sich trotzdem äusserst unkompliziert. Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei kurzfristigen, unvorhergesehenen Herausforderungen praktikable, schnelle und einfache Lösungen anzubieten, zeichnen aXc besonders aus.

Positiv für uns als Kunden ist weiter die klare Kostenstruktur. Es gibt keine ständigen Change Request Tickets, Offerten oder versteckte Kosten, die uns das Gefühl vermitteln, «ausgenommen zu werden». Stattdessen stehen transparente und faire Kosten im Vordergrund. aXc liefert genau das, was uns versprochen wurde, oft sogar noch mehr.

Das gesamte Projekt wurde innerhalb kürzester Zeit und termingerecht realisiert, mit erstaunlich geringer Vorlaufzeit. Der Kickoff fand Anfang Juni 2023 statt, und bereits Mitte September 2023 konnte wir die neue IT-Infrastruktur produktiv nutzen. Die Effizienz und das Engagement von aXc haben massgeblich dazu beigetragen, unser IT-Umstellungsprojekt zu einem Erfolg zu machen. Insgesamt hat sich die aXc als zuverlässiger und kompetenter Partner erwiesen, der unsere Erwartungen übertroffen hat.

Wir haben nun einen zentralen Ansprechpartner für sämtliche IT-Belange auf allen Ebenen unserer Informatik. Sei es in Bezug auf Strategie, Schutz und Sicherheit von Daten & Systemen, Weiterentwicklung, Betrieb oder Support. Diese ganzheitliche Betreuung ermöglicht eine effiziente und umfassende Lösungsfindung und stellt sicher, dass wir die richtige strategische und infrastrukturelle Ausrichtung haben.

Ein wichtiger Aspekt ist, dass unser IT-Partner, aXc, uns auf Augenhöhe begegnet und unsere individuellen Bedürfnisse ernst nimmt. Dies schafft Vertrauen und ermöglicht eine effektive Zusammenarbeit. 

Ein weiterer grosser Gewinn ist die klare Entlastung, die sich durch die Zusammenarbeit mit aXc ergibt. aXc kümmert sich auch um die permanente Weiterentwicklung und Aktualisierung unserer Systeme und Infrastruktur. Dies beinhaltet auch zum Beispiel die Weiterentwicklung der Cloud und des bereitgestellten Images, ohne dass zusätzliche Kosten anfallen. Im Gegensatz zu anderen Anbietern sind diese Aktualisierungen bei aXc im Service integriert, was sowohl transparent als auch kosteneffizient ist. Zudem ist so unsere Informationssicherheit sowohl strategisch als auch infrastrukturell optimal gewährleistet.

Ein grosser Pluspunkt ist, dass aXc regelmässig auditiert wird, sowohl in Bezug auf Datenschutz als auch im Rahmen der ISO 27001 Zertifizierung. Dies garantiert uns, dass wir "die Katze nicht im Sack kaufen". Zudem haben wir als Kunde ebenfalls jederzeit die Möglichkeit, uns vom Datenschutz des Kantons Zürich auditierten zu lassen. Die aufwendige Vorbereitung, Dokumentation und Durchführung des Datenschutzaudits entfällt für uns - aXc übernimmt diese Aufgaben. Die Verantwortung bleibt jedoch weiterhin bei uns.

Schliesslich bietet das neue Setup zudem eine hohe Skalierbarkeit und Verfügbarkeit der Systeme, was unsere Flexibilität und Leistungsfähigkeit entscheidend verbessert. Insgesamt bedeutet die Umstellung auf aXc eine deutliche Steigerung der Effizienz, Sicherheit und Innovationskraft unserer gesamte ICT. Wir haben mit aXc einen vertrauensvollen Partner gefunden, der uns strategisch, technisch und im täglichen Betrieb optimal betreut und eine zukunftsorientierte IT-Infrastruktur gewährleistet.

Dank der geschaffenen Grundlagen sind wir bestens gerüstet, um längst geplante Digitalisierungsprojekte in Angriff zu nehmen. Ein Schlüsselprojekt hierbei ist die Einführung moderner Kollaborationslösungen, die unsere Zusammenarbeit flexibler, effizienter und digitaler gestalten werden. Dadurch eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten der Kommunikation und des Informationsaustauschs.

Ein weiteres wichtiges Ziel ist die verstärkte Interoperabilität unserer Systeme. Dies bedeutet, dass unsere verschiedenen IT-Komponenten reibungslos miteinander interagieren können. Dadurch schaffen wir eine nahtlose Integration und optimierte und effizientere Abläufe. Wir entlasten Mitarbeiter von wiederkehrenden Routinearbeiten, damit Sie sich auf ihre Kernkompetenzen fokussieren können.

Ein besonderer Fokus liegt auf der Einbindung der verschiedenen Stakeholder in unsere Prozesse. Hierbei denken wir nicht nur an interne Akteure wie Mitarbeitende, Verwaltungs- und Gremiumsleitung, sondern auch an die Öffentlichkeit, Anfragesteller und Lieferanten. Ihre Perspektiven und Anliegen sollen aktiv in unsere Arbeitsabläufe integriert werden, um eine ganzheitliche und zielgerichtete Vorgehensweise zu gewährleisten.

Insgesamt steht uns eine aufregende Zeit bevor, in der wir die Chancen der Digitalisierung voll ausschöpfen und unsere Arbeitsweise kontinuierlich verbessern werden. Durch die gezielte Umsetzung dieser Projekte werden wir nicht nur unsere Effizienz steigern, sondern auch unsere Services und Dienstleistungen für alle Beteiligten weiter optimieren und den heutigen Bedürfnissen an unsere Gemeindeverwaltung noch besser gerecht werden.

Raphaela Strässle: «Die Zusammenarbeit mit aXc war für uns eine wahre Bereicherung. Ihre Unterstützung ging weit über unsere Erwartungen hinaus und hat uns in jeder Phase der Umstellung spürbar entlastet. Sie gaben uns die Gewissheit, dass wir stets auf dem richtigen Weg sind mit der Umstellung unserer IT. Die klare Kommunikation und das Engagement des Teams haben das Projekt zu einem Erfolg gemacht. Die termingerechte Umsetzung war beeindruckend und zeigt, wie gut aXc vorbereitet und organisiert ist. Besonders beeindruckt hat mich ihre Flexibilität und der Pragmatismus bei kurzfristig aufgetauchten, unvorhergesehenen Herausforderungen. Mit aXc haben wir einen Partner an unserer Seite, auf den wir uns jederzeit verlassen können. Wir sind überaus zufrieden mit der Zusammenarbeit und freuen uns auf weitere gemeinsame, erfolgreiche Projekte.»

Tumasch Mischol: «Endlich haben wir Ruhe in der IT und keine permanenten Baustellen mehr. Mit aXc haben wir einen professionellen Partner auf Augenhöhe gefunden, der uns in allen IT-Belangen entlastet und unterstützt. Dank ihrer Expertise haben wir die Grundlage geschaffen, um längst fällige Digitalisierungsprojekte erfolgreich voranzutreiben. Die reibungslose Umstellung war ein Meilenstein für unsere Gemeinde, und wir sind zuversichtlich, dass die Zukunft der IT bei aXc in den besten Händen liegt.

aXc hat sich im Zuge des IT-Umstellungsprojektes durch herausragende Leistungen besonders ausgezeichnet. Ein entscheidender Faktor war der erstklassige Support. Mitarbeitende konnten sich von 7 bis 19 Uhr direkt oder über den Power-User an aXc wenden und erhielten prompte Hilfe.

Ein weiterer Pluspunkt von aXc ist ihre umfassende Sichtweise und die hohe Fachkompetenz. Sie verstehen als Spezialist für Gemeinden und Behördenlösungen nicht nur die technischen Aspekte, sondern auch unsere individuellen Anforderungen und Prozesse. Die Dienstleistungen von aXc sind vielfältig und die Zusammenarbeit gestaltet sich trotzdem äusserst unkompliziert. Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei kurzfristigen, unvorhergesehenen Herausforderungen praktikable, schnelle und einfache Lösungen anzubieten, zeichnen aXc besonders aus.»