Damit hatte das Steueramt von Musterdingen nicht gerechnet: Immer wieder fehlten Fachkräfte, um die Grundsteuern zu erheben. Darum entschied sich die Gemeinde, den gesamten Prozess an die Experten des Steueramtes der Stadt Nachbardingen auszulagern. Die Beamten bekamen den entsprechenden Zugang auf den Mandanten von Musterdingen und erledigten auf der digitalen Plattform aXc-GOVERNMENT sämtliche Grundsteuerfälle – von A bis Z online und bequem von ihren Büros in Nachbardingen aus. Dieses Beispiel zeigt, wie einfach sich Schweizer Städte und Gemeinden über die Plattform aXc-GOVERNMENT ortsübergreifend organisieren können, wenn es an Fachkräften mangelt. Verbessert sich damit auch die Qualität der Leistung, lohnt sich die Wahl unserer Lösung gleich doppelt.

Ist Fachkräftemangel auch für Ihre Verwaltung ein Thema? Gerne zeigen wir Ihnen hilfreiche Lösungsvorschläge auf.

Der lokale Anzeiger von Musterdingen übt scharfe Kritik an der eigenen Gemeinde. Offensichtlich hat die Verwaltung nicht alle Daten im Griff. Die Rechnungen für Wasser, Kehricht und Strom wurden mehrfach an seit längerer Zeit verstorbene Personen verschickt, anstatt an die bei der Gemeinde gemeldeten Erben. Gleiches passierte mit Abstimmungsunterlagen. Zudem forderte die Musikschule Musterdingen von längst weggezogenen Familien Semestergebühren ein. Diese Fehler sorgten für viel Unmut und noch mehr Unverständnis im Dorf. Um diese Missstände prioritär zu behandeln und die Probleme zu lösen, beschloss der Gemeinderat, die Experten von aXc ins Boot zu holen.

Sehr schnell zeigte sich, was nicht rund lief: Die internen Prozesse zwischen den Abteilungen und somit auch die Schnittstellen zwischen den einzelnen Applikationen wurden weder klar definiert noch aufeinander abgestimmt.

aXc schlug vor, die unbefriedigende Situation in acht Schritten zu optimieren und setzte das Projekt «Bereinigung Applikationslandkarte» erfolgreich um – gemeinsam mit allen Beteiligten. Nach einem Jahr gehören die Fehler in der Datenhaltung der Vergangenheit an und die Verwaltung gewinnt das Vertrauen der Bevölkerung langsam zurück.

Ist mangelnde Datenqualität auch für Ihre Verwaltung ein Thema? Gerne zeigen wir Ihnen hilfreiche Lösungsvorschläge auf.

In Musterdingen sorgt der IT-Support zunehmend für rote Köpfe. Die Mitarbeitenden der Gemeinde haben das Gefühl, dass man ihre Anliegen nicht ernst nimmt und jeder Lieferant, der am Supportprozess beteiligt ist, den Ball einfach weitergibt, wenn etwas nicht rund läuft. Bei Problemen mit einer Applikation wenden sich die Mitarbeitenden normalerweise direkt an den jeweiligen Anbieter. Sobald aber die Sachlage komplexer wird, ziehen sich die Lieferanten aus der Verantwortung zurück und geben den Ball weiter, oft direkt an den Systembetreuer. Für ihn ist jedoch alles im grünen Bereich, man wende sich doch bitte an den Verantwortlichen der Applikation und so weiter und so fort.

Aufgrund dieses misslichen Umstands hat der IT-Verantwortliche von Musterdingen mit seinen Abteilungsleitern eine Lösung gesucht, um die Qualität des IT-Support deutlich zu verbessern.

Sie haben dafür den sogenannten Single Point of Contact (SPOC) von aXc eingeführt. Dabei gelangen sämtliche Supportanfragen der Mitarbeitenden von Musterdingen zentral an das aXc-ServiceCenter. Dieses garantiert, dass 85 % der Supportanfragen beim Erstkontakt direkt gelöst werden. Bedingt eine Anfrage die Koordination mit mehreren beteiligten Lieferanten, so wird diese Koordination durch aXc-Mitarbeitende sichergestellt.

Seit der Einführung des SPOC von aXc hat sich die Zufriedenheit der Mitarbeitenden von Musterdingen deutlich verbessert. Alle Beteiligten haben erstmals volle Transparenz über ihre Informatik Anfragen und durch die Übernahme der Verantwortung im Supportprozess durch aXc sind die Ansprechspersonen nun klar.

Ist ungenügender IT-Support auch für Ihre Verwaltung ein Thema? Gerne zeigen wir Ihnen hilfreiche Lösungsvorschläge auf.

Die Mitarbeitenden der Stadt Nachbardingen sind aufgrund der laufenden gesetzlichen Anpassungen (Datenschutzgesetz, Anpassungen SKOS Richtlinien,…) und Releasewechsel bei den eingesetzten Softwarepaketen ständig damit konfrontiert sich weiterzubilden. Bisher wurden diese Ausbildungen über die Abteilungsleitungen sichergestellt. Aufgrund dieser verteilten Organisation im Ausbildungsbereich fehlt aber der Personalabteilung der Überblick, welcher Mitarbeitende, wann, welche Kurse besucht hat und wann die nächsten Ausbildungen wieder anstehen. Aufgrund der zunehmenden Nachweispflicht vor allem im Ausbildungsbereich möchte die Personalabteilung die Ausbildungskontrolle zentral in den Personaldossiers führen. Die Personalverantwortliche von Nachbardingen gelangt deshalb an aXc und gemeinsam wird eine Lösung zur Planung, Budgetierung und Kontrolle der Ausbildungen zusammen erarbeitet und in Betrieb genommen. Interessant für die Stadt Nachbardingen ist, dass viele Ausbildungen online über die aXc-Plattform abgewickelt werden können. Der Vorteil für die Mitarbeitenden von Nachbardingen ist, dass sie aufgrund der digital verfügbaren Ausbildungen ihr individuelles Lerntempo selber bestimmen können und auch im Nachgang an das Absolvieren eines Kurses bei Fragen im späteren Alltag wieder darauf zugreifen können. Aus Sicht der Stadt Nachbardingen ist das Angebot dahingehend interessant, dass entsprechende Wegzeiten wegfallen und die Ausbildungen sehr flexibel im Arbeitsalltag gestaltet werden können. Zudem ist die Erfolgskontrolle automatisch integriert und fliesst so transparent und nachvollziehbar ins Personaldossier des jeweiligen Mitarbeitenden.

Kämpfen auch Sie mit Herausforderungen im Bereich Ihres Ausbildungswesens? Wir hören Ihnen gerne zu und unterbreiten Ihnen mögliche Verbesserungsvorschläge.

«Wie steht es denn mit unserer Digitalstrategie?», fragt der Gemeinderat von Musterdingen seinen IT-Verantwortlichen. «Sie wird zurzeit angegangen und ist auch für unsere moderne Gemeinde ein wichtiges Thema», antwortet der Zuständige. Er wendet sich direkt an aXc und erarbeitet mit uns ein Vorprojekt, das den Rahmen der Digitalisierungsstrategie absteckt. Dem eng involvierten Gemeinderat werden die Resultate des Vorprojektes vorgelegt. Nach einstimmiger Annahme wird die mittlere Variante gemeinsam erarbeitet und erfolgreich umgesetzt. Die Umsetzung der Digitalstrategie bewirkt unter anderem, dass bspw. die Abteilungsleitungen ein wesentlich besseres Verständnis der Nebeneffekte von Beschaffungen von Software Lösungen in ihren Abteilungen haben. Aufgrund der Digitalstrategie wurden gemeinsame Ziele im Bereich der Digitalisierung definiert und bei Beschaffungen von neuen Softwarelösungen werden diese nun immer gegen diese Ziele überprüft. Insgesamt funktioniert deshalb die ganze Informatik deutlich reibungsloser als bisher.

Kämpfen auch Sie mit Herausforderungen im Bereich der Digitalstrategie? Wir hören Ihnen gerne zu und unterbreiten Ihnen mögliche Verbesserungsvorschläge.

Nach dem Datenschutzaudit von Musterdingen zeigen sich einige Mankos. Offensichtlich hat die Gemeinde das Thema Datenschutz bisher nicht umfassend betrachtet und die internen Prozesse zu wenig darauf abgestimmt, wie der kantonale Datenschutzbeauftragte feststellen muss. Jetzt bleiben zwei Jahre Zeit zum Korrigieren.

Der IT-Verantwortliche wendet sich an aXc und wir stellen beim Sichten der Grundlagen fest, dass ein eigentliches Regelwerk in Bezug auf den Datenschutz fehlt – die sogenannte IT-Governance. In einem Vorprojekt klärt aXc ab, wie dieses Regelwerk für Musterdingen ausgestaltet werden soll. Dabei kann sich die Gemeinde auf die zuverlässigen Mustervorlagen von aXc stützen und muss das Rad nicht neu erfinden. Nachdem der Gemeinderat dem vorgeschlagenen Vorgehen zugestimmt hat, leitet der IT-Verantwortliche die interne Umsetzung. Bereits innert Jahresfrist ist das Projekt abgeschlossen – auch dank der guten und umfassenden Vorarbeit von aXc. Entsprechend kann der anstehende Reviewtermin mit dem kantonalen Datenschützer vorverschoben werden, und Musterdingen besteht das erneute Audit mit der Bewertung «mustergültig».

Sind Datenschutzaudits auch für Ihre Verwaltung ein Thema? Gerne zeigen wir Ihnen hilfreiche Lösungsvorschläge auf.

Der IT-Verantwortliche der Stadt Nachbardingen steht jedes Jahr im Mai vor der grossen Herausforderung zur Ausgestaltung des IT-Budgets für das kommende Jahr. In der Vergangenheit konnten vielfach von aussen bedingte, spontane Ereignisse wie bspw. dass aufgrund eines zwingenden Betriebssystemupdates rund die Hälfte der eingesetzten Hardware unplanmässig erneuert werden muss kaum vorher gesehen werden. Auch das Zusammentragen der benötigten Erneuerungen aus den Fachbereichen gestaltet sich zunehmend als schwierig. Vor diesem Hintergrund geht der IT-Verantwortliche auf aXc zu. Schlussendlich wird die gesamte Informatik der Stadt Nachbardingen von aXc als einzelne Services bezogen. Der grosse Vorteil dieses Servicemodells ist, dass u.a. das gesamte Risiko von möglichen Updatefolgen komplett an aXc ausgelagert wird. Somit ist die Kalkulation bspw. für das Budget kinderleicht. Es kann einfach die letzte Monatsabrechnung der Gesamtzahl der benutzten Services herbeigezogen werden und die möglichen Änderungen im Mengengerüst berücksichtigt werden. Weiter hat der IT-Verantwortliche entschieden, den gesamten IT-Budgetprozess von aXc als Service zu beziehen. Vorbei sind nun also die Zeiten, wo der IT-Verantwortliche sich die Budgetinformationen bei allen Lieferanten mühsam zusammentragen musste. Dies übernimmt nun aXc für ihn und stellt die Unterlagen fristgerecht zur Budgetdiskussion zusammen. Anschliessend kann der Budgetprozess regulär durchlaufen werden.

Kämpfen auch Sie mit Herausforderungen im Bereich IT-Budget? Wir hören Ihnen gerne zu und unterbreiten Ihnen mögliche Verbesserungsvorschläge.

Geht es um IT-Verträge, fehlt Musterdingen eine Gesamtsicht, da jede Fachabteilung selber schaltet und waltet. Das führt immer wieder zu unliebsamen Überraschungen, weil die verteilte Datenhaltung keinen Überblick über die eingesetzten Informatikmittel erlaubt. Mit der Bitte um mehr Transparenz bei der Verwaltung der IT-Verträge wendet sich der IT-Verantwortliche an aXc. Dank unserer Lösung gewinnen jetzt alle Fachabteilungen und auch der IT-Verantwortliche den Überblick. Da sein Stellenpensum lediglich 10 % beträgt, lagert er auch den Unterhalt der IT-Verträge an aXc aus. Seitdem wir das IT-Vertragsmanagement übernommen haben, kennen alle Beteiligten die laufenden IT-Verträge, sie wissen, wann welcher Vertrag ausläuft und verlängert werden soll, was den Budgetprozess wesentlich erleichtert.

Kämpfen auch Sie mit Herausforderungen im Bereich der Verwaltung der IT-Verträge? Wir hören Ihnen gerne zu und unterbreiten Ihnen mögliche Verbesserungsvorschläge.

Betreibt unsere Organisation die Client Hardware durch eigenes Personal, oder beziehen wir diese Leistungen komplett als einzelne Services von aXc?

Betreiben wir eine eigene, lokale Serverumgebung, oder setzen wir komplett auf einzelne aXc-Services?

Beschäftigt unsere Organisation eigenes Informatik Personal, oder beziehen wir diese Leistungen komplett als einzelne Services von aXc?

Betreiben wir das lokale Netzwerk durch unsere Mitarbeitenden, oder beziehen wir diese Leistungen komplett als einzelne aXc-Services?

Wenden sich die Mitarbeitenden unserer Organisation bei Supportbedarf an internes Personal oder wenden sich die Mitarbeitenden direkt an das aXc-ServiceCenter?