Die Gemeinde Volketswil geht bewusst den Weg der digitalen Souveränität und hat sich für die rein schweizerische Microsoft-365-Alternative ihres IT-Partners aXc entschieden. Die umfassende Lösung von aXc kommt dabei vollständig ohne externe Cloud-Dienste aus, wahrt dadurch die digitale Souveränität und ermöglicht dennoch modernes digitales Arbeiten, wie das heute von Mitarbeitenden erwartet beziehungsweise gefordert wird.
Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung stehen öffentliche Verwaltungen in der Schweiz vor einer zentralen Frage: Soll die bestehende IT weiterbetrieben oder auf eine internationale Cloud-Plattform wie beispielsweise Microsoft 365 migriert werden? Auch Volketswil prüfte diese Option eingehend.
Im Evaluationsprozess zeigte sich schnell, dass ein Wechsel zu Microsoft 365 erhebliche Risiken für die digitale Souveränität mit sich bringen würde. Als öffentliche Behörde trägt die Gemeinde eine besondere Verantwortung für den Schutz sensibler Daten von Bürgerinnen und Bürgern. Werden Daten bei US-Anbietern gespeichert oder verarbeitet, unterliegen sie potenziell dem US Cloud Act – selbst dann, wenn sich die Rechenzentren physisch in der Schweiz oder der EU befinden.
Volketswil suchte nach einer Lösung, die sowohl funktional als auch rechtlich überzeugt. Mit aXc fand die Gemeinde einen Schweizer IT-Partner, der eine vollständig in der Schweiz betriebene Alternative zu Microsoft 365 bereitstellt. Die Entscheidung fiel klar aus: kein Wechsel zu einer US-Cloud, sondern der konsequente Schritt hin zu einer souveränen Private Cloud.
Die eingesetzte Plattform ist als moderne Private-Cloud-Architektur konzipiert. Externe Cloud-Dienste werden bewusst nicht eingesetzt. Sämtliche Services laufen ausschliesslich in von aXc betriebenen Schweizer Rechenzentren. Nur so ist sichergestellt, dass Daten die Schweiz nie verlassen und die Gemeinde jederzeit die volle Kontrolle über Zugriffsrechte, Betrieb und Compliance behält.
Beim Festlegen der Roadmap von Volketswil standen die folgenden Themen im Vordergrund:
Volketswil stützt sich im Bereich der modernen Kollaboration auf das digital souveräne Lösungsangebot von aXc. Dieses umfasst modulare Lösungen für Telefonie, Chat, Videokonferenz sowie Cloud-Speicherdienste, die ein gemeinsames Arbeiten an Dokumenten erlauben. Cloudbasierte Anwendungen wie Microsoft Teams, OneDrive oder Copilot kommen bewusst nicht zum Einsatz. Die Mitarbeitenden der Gemeinde können wie gewohnt virtuelle Meetings durchführen und effizient zusammenarbeiten – ohne Abhängigkeit von externen Cloud-Diensten.
Die Roadmap der Gemeinde Volketswil sieht vor, dass in einem ersten Schritt auf die digital souveräne Plattform von aXc gewechselt wird. Gleichzeitig wurden die Arbeitsplätze in der Verwaltung auf mobiles Arbeiten mit Laptops umgestellt. Im Zuge dessen wurde im Bereich der Kollaboration die Videokonferenzlösung von aXc flächendeckend eingeführt.
Nach diesem ersten Schritt erfolgt eine Konsolidierungsphase, damit alle Mitarbeitenden genügend Zeit haben, sich an die angepasste und viel flexiblere Arbeitsweise gewöhnen zu können.
Während dieser internen Konsolidierungsphase stellt Volketswil nun die Zusammenarbeit mit ihren Einwohnenden auf digitales Arbeiten um. Volketswil setzt dafür das E-Service-Portal von aXc ein und ermöglicht dadurch eine medienbruchfreie Integration der Prozesse zwischen den Einwohnenden und der Verwaltung. Selbstverständlich ist sich Volketswil bewusst, dass nicht alle Einwohnenden digital unterwegs sind. Deshalb stehen alle angebotenen rund 70 E-Services auch analog über die entsprechenden physischen Schalter in der Verwaltung zur Verfügung.
Volketswil hat bewusst entschieden, dass in einer ersten Phase die vertrauten Microsoft-Office-Anwendungen – in der On-premises-Version – vorerst bestehen bleiben. Das von Microsoft selbst auferlegte Damoklesschwert, dass die On-premises-Variante von MS Office nur noch bis ins Jahr 2029 unterstützt wird, ist Volketswil bewusst. Deshalb findet 2026 eine ausführliche Pilotierung der Open-Source-Alternative Collabora Suite statt. Durch diese Pilotierung kann eine saubere Entscheidungsgrundlage für einen möglichen Umstieg geschaffen werden.
Mit der Schweizer Microsoft-365-Alternative erzielt die Gemeinde drei zentrale Vorteile:
Moderne digitale Arbeitsweisen und strikte Datensouveränität sind kein Widerspruch. Das zeigt die Gemeinde Volketswil. Die Gemeinde nutzt zeitgemässe Kollaborationstools, behält aber die volle Kontrolle über Datenstandort, Zugriff und rechtliche Rahmenbedingungen. Daraus ergeben sich folgende zentrale Erkenntnisse:
Gleichzeitig setzt das Projekt einen klaren Impuls. Die steigende Nachfrage nach souveränen Cloud-Lösungen erhöht den Druck auf internationale SaaS-Anbieter und bietet lokalen Anbietern und Kunden Chancen, ihre digitale Souveränität zu bewahren oder zurückzugewinnen.
Das Fazit aus Volketswil ist eindeutig. Microsoft 365 ist nicht alternativlos. Souveräne, modulare Private-Cloud-Lösungen können zum neuen Standard für die öffentliche Verwaltung in der Schweiz werden.
