aXc-GEVER ist eine webbasierte Schweizer Lösung und bietet Ihnen eine vollumfängliche Alternative zu GEVER-Lösungen wie CMI Axioma. aXc-GEVER deckt sämtliche Funktionalitäten ab, die eine umfassende Lösung für moderne und integrierte Geschäftsverwaltungen auszeichnet. Dazu gehören die Dokumentenverwaltung inklusive strukturierter und einfacher Ablage von Dokumenten, der Posteingangsprozess, das Sitzungsmanagement und die Aktenführung ebenso wie die Pendenzenkontrolle und -verwaltung, die Protokollierung sowie die Kollaboration. Die Nutzung ist intuitiv und unkompliziert – begeisternd einfach eben. Zudem bietet aXc-GEVER Schnittstellen zu allen wichtigen Tools im Gemeindemarkt wie innosolvcity, Abacus, KLIB net und zahlreiche weitere.
Weil aXc-GEVER auf der sicheren Cloudplattform aXc-ONE betrieben wird, ist sie einfach und sicher nutzbar – sofort, ortsunabhängig und ohne lokale Installation, sondern über den Webbrowser. Das ist möglich, weil sich die Lösung stark an bewährten Papierprozessen in der Verwaltung orientiert und gleichzeitig die neuen digitalen Möglichkeiten nutzt. Zudem bietet aXc-GEVER eine sehr übersichtliche und selbsterklärende Oberfläche, was zu geringen Schulungsaufwänden und einer tiefen Einstiegsbarriere für Mitarbeitende führt. Gemäss unseren Kunden zeichnet sich aXc-GEVER zudem durch seine Performance aus. Schlank gebaut und basierend auf neuester Technologie sind lange Lade- oder Wartezeiten bei der Erstellung von umfangreichen Dossiers sowie beim Hochladen von Dokumenten kein Thema.
aXc-GEVER lässt sich problemlos und schnell einführen, ohne dass Sie als Kunde auf Ihre individuellen Eigenheiten verzichten müssen. Im Gegenteil: Gemeinsam mit unseren Experten wählen Sie das gewünschte Vorgehen und genau jenen Funktionsumfang, der Ihrer Organisation die meisten Vorteile bringt.
Mit Ihrem persönlichen Cockpit haben Sie Ihren Arbeitsalltag einfach im Griff
Behalten Sie stets den Überblick mit Ihrer persönlichen Startseite:
- Woran arbeite ich aktuell?
Neu erstellte Dossiers, letzte Dokumente oder offene Anträge helfen Ihnen, ohne Umwege an der Stelle weiterzumachen, wo Sie zuletzt aufgehört haben, zu arbeiten. - Was kam neu dazu?
Neue oder offene Pendenzen bzw. neue Kommentare zu Ihren Pendenzen, neue eSignaturen oder Tagespostläufe und einige weitere nützliche Informationen; übersichtlich dargestellt auf Ihrer persönlichen Startseite.
Von hier gelangen Sie ohne Umschweife direkt zur gewünschten Aufgabe und können sich darum kümmern.
Sinnvoll strukturiert und dokumentiert
Alle Pendenzen, Dokumente, Querverweise und Weiteres sind in aXc-GEVER Dossiers und Subdossiers zugewiesen. Die Dossiers wiederum sind der jeweiligen Ordnungsstruktur (Registraturplan) zugewiesen.
Dossiers können entweder über das Ordnungssystem oder, einer modernen Softwarelösung entsprechend, über die umfassende Suche gefunden werden. Den Dossiers zugewiesen sind auch die zahlreichen Berechtigungszugriffe. Damit nachvollzogen werden kann, wer wann was geändert hat, sind diese Daten automatisch in aXc-GEVER mitprotokolliert und historisiert.
aXc-GEVER unterstützt den internationalen Standard zur systematischen Aktenführung ISO 15489. Zentral dabei ist, dass der gesamte Lebenszyklus von Akten durch aXc-GEVER unterstützt wird. Das heisst, dass neben dem eigentlichen Inhalt von Akten auch der Prozess von der Entstehung bis zur Vernichtung oder Archivierung gegen Ende des Lebenszyklus berücksichtigt und dokumentiert wird.
Strukturieren Sie Ihre Daten und Dokumente wie gewohnt in beliebigen Ordnerstrukturen innerhalb eines Dossierraumes. Weiter werden in Dokumentencockpits alle zugehörigen und zusammenhängenden Elemente übersichtlich dargestellt und sind via Dokumentenvorschau einfach und schnell einsehbar, ohne dass diese in einer Applikation wie Word etc. geöffnet werden müssen.
Verschieben, Kopieren und Umstrukturieren von Dokumenten und ganzen Ordnerstrukturen ist in aXc-GEVER einfach und mühelos möglich, intuitiv wie im gewohnten Dateiexplorer. Dasselbe gilt für die Umbenennung von Dateien.
Damit die digitale Verwaltung medienbruchfrei funktioniert, lässt sich die ganze Tagespost digitalisieren und am Bildschirm verarbeiten. Dabei hat sich aXc sehr stark am intern etablierten Prozess mit Postmappe orientiert.
Im Unterschied zum analogen werden beim digitalen Tagespostprozess die Postsendungen mit leistungsfähigen aXc-Scannern gescannt. Danach erhalten die Dokumente einen digitalen Stempel. Damit ist klar, an wen ein Dokument zugestellt wird, und wer bis wann was zu erledigen hat. Nach dem abteilungsinternen Durchlauf werden die Dokumente automatisch in die jeweiligen Dossiers resp. Geschäfte verteilt und den Adressaten zugestellt. Pendenzen gelangen automatisch an die zugewiesenen Personen bzw. Personengruppen zur Erledigung.
In aXc-GEVER können beliebige Gremien wie zum Beispiel der Gemeinderat, der Schulrat, die Baukommission etc. verwaltet werden. Ausserdem kann pro Gremium ein Sekretariat definiert werden, welches die Sitzungen vor- und nachbereitet.
Im Rahmen der Sitzungsvorbereitung werden die einzelnen Traktanden vorbereitet, indem die aus den Abteilungen zu traktandierenden Geschäfte aufbereitet, Kenntnisnahmen zur Verfügung gestellt werden und so weiter. Danach findet möglicherweise eine abschliessende Besprechung zwischen dem Gemeindeschreiber und dem Gemeindepräsidenten statt. Anschliessend wird der virtuelle Sitzungsraum den Gremienmitgliedern zur Vorbereitung freigeschaltet.
Die Gremienmitglieder erhalten dabei automatisch die Traktandenliste zur Sitzung elektronisch zugestellt und können bequem, wahlweise von zu Hause oder vom Büro aus, auf den virtuellen Sitzungsraum zugreifen und sich somit umfassend vorbereiten. Dadurch entfällt der aufwändige Gang zum Gemeindehaus.
Zu jedem Traktandum sind die jeweiligen Unterlagen (Antrag, begleitende Unterlagen, Vorprotokoll etc.) einfach verfügbar.
Damit die Sitzung des Gremiums effizient gestaltet werden kann, ist es sogar möglich, dass bereits im Vorfeld zu einer Sitzung abgestimmt bzw. diskutiert werden kann. Sind sich alle Gremiumsmitglieder einig, dass einem Antrag zugestimmt werden kann, muss dieser nicht mehr an der Sitzung besprochen werden.
Nachdem sich die Gremiumsmitglieder vorbereitet haben, kann die Sitzung bspw. für die Abteilungsleiter freigeschaltet werden, damit diese vor der Sitzung noch inhaltliche Fragen klären und festhalten können.
Im Nachgang zur Sitzung wird das Protokoll fertiggestellt und den Gremiumsmitgliedern ebenfalls im virtuellen Sitzungsraum zur Verfügung gestellt. Dadurch können die Gremiumsmitglieder jederzeit und selbstständig online auf vergangene Sitzungen zugreifen und nachvollziehen, was dort besprochen wurde.
Zu jedem Traktandum sind die jeweiligen Unterlagen (Antrag, begleitende Unterlagen, Vorprotokoll, …) einfach verfügbar.
Damit die Sitzung des Gremiums effizient gestaltet werden kann, ist es sogar möglich, dass bereits im Vorfeld zu einer Sitzung abgestimmt bzw. diskutiert werden kann. Sind sich alle Gremiumsmitglieder einig, dass einem Antrag zugestimmt werden kann, muss dieser nicht mehr an der Sitzung besprochen werden.
Nachdem sich die Gremiumsmitglieder vorbereitet haben, kann die Sitzung bspw. für die Abteilungsleiter freigeschaltet werden, damit diese vor der Sitzung noch inhaltliche Fragen klären und festhalten können.
Im Nachgang zur Sitzung wird das Protokoll fertiggestellt und den Gremiumsmitgliedern ebenfalls im Sitzungsraum zur Verfügung gestellt. Dadurch können die Gremiumsmitglieder jederzeit und selbständig online auf vergangene Sitzungen zugreifen und nachvollziehen, was damals besprochen wurde.
Jederzeit im Blick haben, wer was bis wann zu erledigen hat. Durch die Zuordnung von Pendenzen an bspw. Personen, Ressorts, Abteilungen etc. ist jederzeit klar, was bis wann durch wen zu erledigen ist.
Ein zentrales Steuerungselement von aXc-GEVER sind die Pendenzen. Sie können überall in aXc-GEVER auftreten – in der Tagespost ebenso wie in Geschäften, Dossiers, Dokumenten und Weiterem. Weil alle Pendenzen zentral geführt werden, sind sie für alle transparent: Die gesamte Verwaltung, jede Abteilung, sämtliche Mitarbeitenden und alle Gremiumsmitglieder sind stets auf dem aktuellen Stand.
Eine zentrale Suche erleichtert das Auffinden von Inhalten. Die aXc-Suche inkludiert auch Dokumentinhalte sowie Metadaten. Suchresultate werden berechtigungsspezifisch angezeigt und können über Filterfunktionen weiter eingeschränkt werden. Gefundene Inhalte können direkt aus der Suchresultat-Liste geöffnet oder bei Bedarf editiert werden.
In aXc-GEVER können Personen, die einen digitalen Briefkasten verwenden, auf einen oder mehrere virtuelle Briefkästen Zugriff haben. Ein digitaler Briefkasten widerspiegelt das analoge «Postfächli» und dient dazu, dass digitalisierte Inhalte wie beispielsweise eingescannte Dokumente, die intern verteilt werden, einer Person (persönlicher digitaler Briefkasten) oder einer Gruppe, einer Abteilung oder einem Bereich zugesendet werden können. Diese gescannten Inhalte können direkt aus der Suchresultat-Liste geöffnet oder bei Bedarf editiert werden.
Mit Hilfe von Zuweisungsobjekten, zum Beispiel einer Liegenschaft oder einer Person, bietet aXc-GEVER Ihnen die Möglichkeit, Dossiers und Subdossiers aus verschiedenen Abteilungen unabhängig von der Registraturplanposition einem Objekt zuzuweisen. Dies dient der Übersichtlichkeit und Bündelung von Informationen sowie Dokumenten und bietet im Unterschied zu einem Querverweis eine Zuweisungsmöglichkeit, die über eine Eins-zu-Eins-Beziehung zwischen zwei Dossiers hinausgeht.
Das Zwischenarchiv (in der Regel bis 10 Jahre) kann vollständig in aXc-GEVER abgebildet werden. Nach der vorgesehenen Verweildauer im Zwischenarchiv werden die zu archivierenden Geschäfte bwz. Dossiers automatisch ausgewiesen. Ihr Archivar kann diese Daten zusammen mit den Unterlagen im physischen Zwischenarchiv ins Langzeitarchiv überführen. Für das Langzeitarchiv arbeiten wir mit allen gängigen Archivsystemen zusammen.
Diese Highlights machen aXc-GEVER speziell und unsere Geschäftsverwaltungslösung besonders beliebt bei den Anwendenden:
Dokumente können dank der herausragenden Vorschaufunktion mit einem Klick lesbar angezeigt und begutachtet werden, ohne dass das Dokument zuerst mit einer Applikation wie z. B. Word geöffnet oder sogar heruntergeladen werden muss. Dies gilt nicht nur für PDFs, Word oder Excel-Dateien, sondern auch für viele weitere Dateiformate wie Outlook-E-Mail-Dateien, Bilddateien und so weiter.
Definieren Sie für die Erstellung von Dossiers, Dokumenten und Sitzungen zentrale und abteilungsspezifische Vorlagen, die bei der Erstellung von neuen Elementen jeweils direkt als Vorschlag erscheinen. Passen Sie diese wo nötig an oder übernehmen Sie die vorgeschlagenen Einstellungen bei Bedarf. So sind neue Elemente im Nu erstellt und die wiederkehrende Erfassung von Informationen entfällt für Sie.
Erweitern Sie Ihr GEVER mit dem aXc-eServicePortal. Von der Bevölkerung und Unternehmen angestossene Prozesse wie Anfragen für Dokumente oder Bewilligungen werden medienbruchfrei und vollständig digital in ihre Verwaltungsprozesse integriert. Erstellen Sie Bewilligungsdokumente inklusive eSignatur sowie Rechnung und ermöglichen Sie einfache und durchgängige Prozesse.
Damit wir unsere Kunden umfassend beraten und begleiten können, bringen unsere Experten für Geschäftsverwaltung langjährige Erfahrung mit. Ob individuelle Schulungen und Beratungen bei Ihnen vor Ort, ob Beratung und Support über das aXc-ServiceCenter oder als Ihr persönlicher Ansprechpartner: Sie wählen aus, wo und wie wir Sie und Ihre Organisation am besten unterstützen.
Der Prozess zur Einführung einer Geschäftsverwaltung sollte taktisch klug aufgegleist werden. Dabei hat sich folgendes Vorgehen bewährt: In einem ersten Schritt wird das Sitzungsmanagement für den Gemeinderat innerhalb weniger Tagen bereitgestellt. Ab dann muss niemand mehr für das mühsame Aktenstudium ins Gemeindehaus. Das geht schnell, weil Mitglieder des Gemeinderats kaum geschult oder unterstützt werden müssen, um ihre Tätigkeiten auszuführen. Kommt hinzu, dass sich aXc-GEVER stark an gängigen Papierprozessen orientiert und sehr einfach zu bedienen ist. Steht das Sitzungsmanagement für den Gemeinderat, wird die Geschäftsverwaltung normalerweise auch bei der Kanzlei eingeführt, danach folgt Abteilung um Abteilung.
Wochentags von 07:00 bis 19:00 Uhr steht Ihnen das aXc-Service-Center für professionellen Fachsupport zur Verfügung. Benötigt eine Supportanfrage den Beizug Ihres persönlichen aXc-Kundenberaters, wird dieser durch das aXc-ServiceCenter beigezogen und die Lösung kann gemeinsam definiert und umgesetzt werden.
aXc-GEVER wird ausschliesslich auf der Cloudplattform aXc-ONE in den sicheren Rechenzentren von aXc betrieben. Ihre Datensouveränität bleibt dabei immer und vollständig gewährt. Die Datenschutzrichtlinien werden erfüllt und laufend überprüft.
