Moderne Webseite für Gemeinde & Städte
Wenn eine Gemeinde Informationen mit der Bevölkerung teilen möchte oder digitale Services für Einwohnende anbietet, verfügt sie dafür meist über eine entsprechende moderne Webseite (umgangssprachlich «Homepage»). Ansprechende Bilder, aktuelle News und Inhalte werden von Einwohnenden und Interessierten wohlwollend angenommen und genutzt.
Weitere Eckpfeiler einer solchen Website sind einerseits die responsive Nutzungsmöglichkeit, also die Optimierung auf alle Geräte (Handy, Tablet oder PC). Andererseits steht in Zeiten von gezielten Cyberattacken auf Behörden und Verwaltungen die Sicherheit sowohl der IT-Infrastruktur als auch der Datensicherheit im Zentrum von Anforderungen an eine Website. Updatefähigkeit und fortlaufende Weiterentwicklungsmöglichkeiten sind somit zentral. Ebenso eine hohe Nutzerfreundlichkeit, damit Besuchende möglichst rasch zu den gewünschten Informationen und Services finden.
Ausserdem sollen die Bewirtschaftung und Aktualisierung der Inhalte für die verantwortlichen Personen seitens der Verwaltung unkompliziert und effizient möglich sein. Dies gelingt mit einem intuitiven Content-Management-System (CMS).
Virtueller Schalter – eService-Portal
Ein auf der Website eingebundener digitaler Behördenschalter, auch eServicePortal genannt, ist der Schlüssel für das erfolgreiche Angebot von digitalen Diensten gegenüber der Bevölkerung und der Wirtschaft. Der virtuelle Schalter funktioniert sowohl auf einem Smartphone als auch auf einem Tablet oder einem Computer. Vorbei sind die Zeiten von PDFs, die zunächst ausgefüllt, ausgedruckt, unterzeichnet und anschliessend wieder eingescannt werden müssen.
Anfragen für Dokumente, Bewilligungen, Gesuche oder Anmeldungen können schnell, einfach und bequem durchgeführt und bezahlt werden – ähnlich wie beim Onlineshopping. Die notwendigen Daten werden sicher und datenschutzkonform an die Behörde übermittelt. Dabei spielt es keine Rolle, von wo aus Einwohnende dies erledigen möchten. Sie können mit der Verwaltung interagieren und kommunizieren und sich mit einem verifizierten Konto gegenüber der Behörde identifizieren, den aktuellen Status einer Anfrage transparent einsehen und vergangene Interaktionen mit der Verwaltung abrufen.
Auf Seiten der Behörde können die Anfragen digital und medienbruchfrei empfangen, bearbeitet und abgeschlossen sowie in die internen Prozesse integriert werden. Idealerweise ist der virtuelle Schalter im Hintergrund mit dem ERP-System verbunden und synchronisiert. Daten werden automatisch abgeglichen, ohne erneute manuelle Eingabe. Beispielsweise Rechnungen werden direkt in der entsprechenden Fachapplikation erstellt und ausgelöst.
Das heisst: vom Posteingang bis zur ausgestellten und elektronisch unterzeichneten Bewilligung inklusive Übermittlung an die antragstellende Person funktionieren sämtliche Abläufe digital und papierlos. Dazu nutzt das Fachpersonal auf Verwaltungsseite die Vorteile eines digitalen Arbeitsplatzes.
Digitaler Arbeitsplatz (Digital Workplace)
Der digitale Arbeitsplatz, auch Digital Workplace genannt, ist eine Plattform. Quasi das Cockpit für die Verwaltungs-Mitarbeitenden. Er bietet einen übergelagerten Überblick über die nächsten Termine, neue, anstehende oder überfällige Aufgaben und Pendenzen hinweg. Und dies über sämtliche Fachapplikationen und Informationsportale (z. B. Intranet) gesehen. Der Digital Workplace ermöglicht den Zugang zu allen Systemen, Informationen und Daten, die Mitarbeitende benötigen, um ortsunabhängig flexibel und mobil arbeiten zu können. Sei es im Büro oder per Remote Work im Homeoffice.
Durch die Verfügbarkeit von Informationen, Daten und Prozessen für die Mitarbeitenden werden interne Prozesse und Workflows spürbar vereinfacht, und dies dank der Digitalisierung. Dadurch werden unter anderem auch die Effizienz und Produktivität in der Verwaltung erhöht.
Der sichere, ortsunabhängige und uneingeschränkte Zugang via digitalem Arbeitsplatz fördert die interne, abteilungsübergreifende Kommunikation, Kollaboration und den Wissensaustausch unter Mitarbeitenden, beispielsweise mit Chats und Videotelefonie.
Schnittstellen nach innen und aussen
Um die Digitalisierung und Automation der Prozesse in Ihrem Betrieb effizient umzusetzen, sind Schnittstellen zwischen den verschiedenen Applikationen und Anwendungen von grösster Bedeutung. Sie reduzieren manuelle Erfassungs- und Abstimmungsaufwände, was in der Regel sich wiederholende, zeitraubende Routinetätigkeiten sind. Dies spart Kosten ein und Mitarbeitende können für relevantere, sinnvollere und erfüllendere Arbeiten oder Themen eingesetzt werden.
Damit verschiedene Systeme aufeinander abgestimmt kommunizieren und Daten sicher und elektronisch übermittelt werden können, bedarf es entsprechender Schnittstellen. Nur so kann auch eine entsprechend hohe Qualität und Durchgängigkeit der Daten in unterschiedlichen Applikationen sichergestellt werden.
So kann zum Beispiel eine Anfrage eines Bürgers oder einer Bürgerin für einen Heimatschein von der zuständigen Fachperson digital geprüft und freigegeben werden. Danach werden die Daten in die entsprechende Fachapplikation der Einwohnerdienste übermittelt, in welcher der Heimatschein automatisiert erstellt und signiert und auf elektronischem Wege zurück an die zuständige Fachperson geschickt wird. Diese kann nach Prüfung des Dokuments dieses zum Beispiel via eServicePortal dem Anfragesteller/der Anfragestellerin digital zustellen und die Anfrage abschliessen – ganz ohne manuelle Dateneingabe, Ausdrucken oder persönliche Übergabe.
Neben internen Schnittstellen zwischen den Fachapplikationen werden auch solche, die behördenübergreifend sind immer wichtiger. So soll der Datenaustausch zwischen Städten und Gemeinden, Kantone und Bund zukünftig auch stärker mit Hilfe von aufeinander abgestimmten Schnittstellen sicher und digital stattfinden. Ein erfolgreiches und etabliertes Anwendungsbeispiel hierfür ist zum Beispiel eUmzug.
