Hybride Arbeitsmodelle in öffentlichen Verwaltungen: Dos & Don'ts

Hybrides Arbeiten ermöglicht es Mitarbeitenden, flexibel zwischen dem Büro und anderen Arbeitsorten (z. B. Homeoffice oder in einem Café) zu wechseln. Es kombiniert also die Arbeit im Büro mit Remote-Arbeit. Diese Arbeitsweise bietet Mitarbeitenden die Flexibilität, ihren Arbeitsplatz nach den individuellen Bedürfnissen zu gestalten und dennoch produktiv und effizient zu arbeiten.

Für Behörden und Gemeindeverwaltungen bedeutet hybrides Arbeiten, dass Mitarbeitende jederzeit und von überall (orts- und geräteunabhängig) auf alle relevanten Daten und Applikationen zugreifen können müssen. Dabei spielen Datenschutz und Datensouveränität eine zentrale Rolle, besonders in einer Branche, die mit sensiblen Informationen arbeitet.

• Work-Life-Balance
  Einer der grössten Vorteile des hybriden Arbeitens ist die erhöhte Flexibilität. Mitarbeitende können sowohl den Arbeitsort als auch den Zeitpunkt der Arbeit nach ihren Bedürfnissen wählen – sofern für ihre Funktion keine Vorortpräsenz (z. B. wie Schalteröffnungszeiten notwendig ist. Wenn Homeofice möglich ist, können zum Beispiel Eltern ohne schlechtes Gewissen ihre Kinder in die Schule bringen oder mit ihnen Hausaufgaben machen, Kinderlose können zwischendurch im Fitnessstudio den Kopf lüften oder Freunde treffen. Egal, was die persönlichen Umstände sind, beispielsweise kann dann abends nochmals weitergearbeitet werden. Ausserdem kann Pendelzeit eingespart werden. Eine solch flexible Arbeitseinteilung bedeutet eine (deutlich) bessere Work-Life-Balance und kann zu einer erhöhten Zufriedenheit und Produktivität beitragen.
   
• Mitarbeitenden-Zufriedenheit
  Die oben erwähnte Flexibilität, das Vermeiden von Staus zu Hauptpendelzeiten, weniger Bürolärm wie Anrufe oder sehr laut sprechende Kollegen, und «weiche» Faktoren wie in bequemer Kleidung arbeiten zu können oder seinen Arbeitsbereich ganz nach seinem Geschmack einzurichten, können die Mitarbeitenden-Zufriedenheit erhöhen.
   
• Kosteneinsparung
  Durch hybrides Arbeiten können Gemeindeverwaltungen und Behörden ihre Ressourcen effizienter nutzen. Durch die Standortunabhängigkeit kann je nachdem die Notwendigkeit von Büroflächen minimiert werden, wodurch hohe Fixkosten reduziert werden können. Mitarbeitende sparen zudem Kosten fürs Pendeln (ÖV-Abo, Benzin).
   
• Produktivitätssteigerung
  Mitarbeitende können ihre Aufgaben ohne die typischen Ablenkungen im Büroumfeld erledigen. Entgegen gewissen Vorurteilen, Mitarbeitende arbeiten im Homeoffice weniger effizient, arbeiten viele konzentrierter und effizienter ohne ständige Unterbrechung, Kaffeegespräche und Anrufe. 
   
• Attraktivität als Arbeitgeber und grösserer Talentpool
  In Zeiten des Fachkräftemangels wird die Attraktivität als Arbeitgeber immer wichtiger. Hybrides Arbeiten kann dazu beitragen, qualifizierte Fachkräfte anzuziehen und zu halten, indem es eine flexible Arbeitsweise bietet, die den Bedürfnissen von modernen Arbeitnehmenden besser entspricht.
   
• Umweltfreundlichkeit
  Hybrides Arbeiten kann auch zur Reduktion des ökologischen Fussabdrucks beitragen. Weniger Pendelverkehr bedeutet weniger CO2-Emissionen.
  
  
   

• Probleme bei der Sicherstellung des Datenschutzes
  Ein zentrales Risiko beim hybriden Arbeiten ist der Datenschutz, umso mehr im Umgang mit sensiblen Personendaten. Der Einsatz von Cloud-Diensten ist unerlässlich, um den ortsunabhängigen Zugriff auf Daten zu ermöglichen. Insbesondere bei der Wahl des Cloud-Anbieters müssen Behörden und Gemeindeverwaltungen sicherstellen, dass die Datenschutzrichtlinien eingehalten werden und die Datensouveränität gewährleistet werden können durch den Anbieter.
   
• Abhängigkeit von Cloud-Diensten
  Hybrides Arbeiten setzt den Einsatz von Cloud-Diensten voraus, was eine Abhängigkeit von den Anbietern mit sich bringt. Diese Abhängigkeit kann problematisch sein, insbesondere wenn grosse internationale Anbieter wie solche aus den USA genutzt werden, die dem US-Cloud Act unterliegen. Dies kann die Datensouveränität gefährden. Schweizer Anbieter, die private Clouds pro Kunden separat anbieten, sind hier klar im Vorteil, da sie nur der Schweizer Rechtsprechung unterliegen.
   
• Sicherheitsrisiken
  Der sichere Zugriff auf Anwendungen und Daten von verschiedenen Standorten und Geräten erhöht die Angriffsfläche für Cyberkriminalität. Es ist daher unerlässlich, robuste Sicherheitsmassnahmen zu implementieren, einschliesslich verschlüsselter Verbindungen, Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmässiger Sicherheitsupdates, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
   
• Integration und Interoperabilität
  Die Integration von hybriden Arbeitsmodellen in bestehende IT-Infrastrukturen kann komplex sein. Es muss sichergestellt werden, dass alle Systeme nahtlos zusammenarbeiten und dass Mitarbeitende Zugang zu den benötigten Ressourcen haben, egal wo sie sich befinden.
   
• Technische Herausforderungen
  Die Einführung hybrider Arbeitsmodelle erfordert erhebliche technische Anpassungen. Von der Bereitstellung sicherer VPN-Zugänge über die Implementierung von Endpoint-Security-Lösungen bis hin zur Schulung der Mitarbeitenden in Sicherheitsfragen – die Herausforderungen sind vielfältig.
   
• Mangelnde soziale Interaktion
  Hybrides Arbeiten kann dazu führen, dass der Austausch und die Teamdynamik darunter leiden. Wenn persönliche Gespräche und informelle Begegnungen fehlen, kann dies zudem manchmal zu einem Gefühl von Isolation führen. Es ist deshalb wichtig, geeignete Massnahmen zu ergreifen, um den persönlichen Austausch und die Teamdynamik zu fördern, beispielsweise durch regelmässige virtuelle Meetings und Team-Events.
   
• Risiko für die Karriere
  Mitarbeitende beider Geschlechter können sich abgehängt oder ausgeschlossen fühlen. Das hybride Arbeiten kann tatsächlich ein Risiko für die eigene Karriere darstellen: Zahlen zeigen, dass aufgrund von mangelnder Sichtbarkeit Beförderungen deutlich häufiger an Mitarbeitende gehen, die im Büro arbeiten, als an solche im Homeoffice. Führungskräfte sollten daher sicherzustellen, dass alle Mitarbeitende gleiche Chancen und Zugang zu benötigten Ressourcen haben. 

Die Zukunft des hybriden Arbeitens in Behörden und Gemeindeverwaltungen in der Schweiz wird stark von technologischen Entwicklungen und regulatorischen Rahmenbedingungen geprägt sein. Der Trend geht klar in Richtung noch flexiblerer Arbeitsmodelle, die durch fortschrittliche Technologien unterstützt werden.

• Sichere und flexible IT-Infrastrukturen
  Die Zukunft des hybriden Arbeitens in Behörden und Gemeindeverwaltungen wird von der Entwicklung sicherer und flexibler IT-Infrastrukturen geprägt sein. Dies umfasst den Einsatz privater Cloud-Lösungen von Schweizer Anbietern, die pro Kunde separat betrieben werden, um die Datensouveränität zu gewährleisten.
   
• Technologie und Innovation
  Technologische Innovationen wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden eine immer wichtigere Rolle spielen. Sie können dazu beitragen, Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. Intelligente Systeme könnten zum Beispiel helfen, Sicherheitsrisiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren.
   
• Stärkung der Datensouveränität
  Es wird erwartet, dass der Fokus auf Datensouveränität und Datenschutz weiter zunimmt. Behörden und Gemeindeverwaltungen werden verstärkt auf lokale Cloud-Anbieter setzen, die höchste Datenschutzstandards bieten und den Anforderungen der Schweizer Gesetzgebung entsprechen.
   
• Erweiterung der digitalen Infrastrukturen
  Die Digitalisierung der Verwaltung wird weiter voranschreiten. Dies umfasst den Ausbau von digitalen Infrastrukturen, die es ermöglichen, Verwaltungsprozesse vollständig online abzuwickeln. Dies wird nicht nur die Effizienz erhöhen, sondern auch den Bürgern einen besseren Service bieten.
   
• Fortlaufende Schulungen und Sensibilisierung
  Mit der zunehmenden Verbreitung hybrider Arbeitsmodelle wird die kontinuierliche Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden in Bezug auf Datenschutz und IT-Sicherheit unerlässlich sein. Nur so können Sicherheitsrisiken minimiert und ein sicheres Arbeitsumfeld geschaffen werden.
   
• Nachhaltigkeit und Verantwortung
  Nachhaltigkeit wird ebenfalls ein zentrales Thema bleiben. Hybrides Arbeiten kann dazu beitragen, die ökologischen Ziele der Verwaltung zu erreichen. Gleichzeitig wird die soziale Verantwortung betont, indem flexible Arbeitsmodelle angeboten werden, die auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden eingehen.
   
• Unterstützung durch staatliche Richtlinien
  Es ist zu erwarten, dass staatliche Richtlinien und Regulierungen weiterentwickelt werden, um die sichere Umsetzung hybrider Arbeitsmodelle zu unterstützen. Dies wird dazu beitragen, dass Behörden und Gemeindeverwaltungen die notwendigen rechtlichen Rahmenbedingungen für den Schutz sensibler Daten einhalten können.

Hybrides Arbeiten bietet für Behörden und Gemeindeverwaltungen in der Schweiz zahlreiche Chancen, gleichzeitig müssen jedoch auch die Gefahren und Herausforderungen berücksichtigt werden. Durch den Einsatz sicherer, flexibler und datensouveräner Lösungen können die Vorteile des hybriden Arbeitens optimal genutzt werden, während die Risiken minimiert werden. Die Wahl des «richtigen» Cloud-Anbieters, fortschrittliche Technologien sowie kontinuierliche Schulungen werden dabei eine zentrale Rolle spielen.

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