Sicheres kollaboratives Arbeiten in Gemeinden – das bringt die Zukunft

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Kollaboratives Arbeiten, auch als wichtiger Bestandteil von «New Work» bekannt, ist ein moderner Ansatz, der darauf abzielt, die Zusammenarbeit und Kommunikation in Organisationen zu verbessern. Das kollaborative Arbeiten beschreibt eine Form der Zusammenarbeit, bei der mehrere Personen gemeinsam auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Zusammengearbeitet werden kann zum Beispiel an gemeinsamen Projekten, an der Entwicklung von Ideen, am Austausch und Aufbau von Wissen (Wiki), Prozessen, Dokumenten und vielem mehr.

Während früher die Zusammenarbeit in Unternehmen häufig linear erfolgte, läuft Teamwork mittlerweile viel dynamischer und agiler ab. Heute spielen Kollaborationslösungen, auch Social Collaboration Platforms genannt, eine entscheidende Rolle, um diesen Ansatz erfolgreich umzusetzen. Die Zusammenarbeit mit Hilfe sogenannter Kollaborations-Tools oder -Plattformen kann dabei verschiedene Ausprägungen haben: 

  • Innerhalb eines Bereichs oder einer Abteilung zur Erreichung gemeinsamer Ziele
  • Abteilungs- oder zuständigkeitsübergreifende Zusammenarbeit, zum Beispiel bei gemeinsamen Projekten
  • Zusammenarbeit mit externen Interessensgruppen (Lieferanten, Wirtschaft, Bevölkerung), beispielsweise bei der Erstellung gemeinsamer Dokumente wie ein Bauprojekt mit Bewilligung

Beim kollaborativen Arbeiten spielt es ausserdem keine Rolle, ob die Beteiligten physisch am gleichen Ort arbeiten. Die einzelnen Teammitglieder können mit entsprechender Kollaborationslösung ortsunabhängig miteinander arbeiten.

In diesem Blogeintrag geht es um die Chancen und Vorteile von kollaborativem Arbeiten für Gemeinden, Werke und Behörden. Des Weiteren werden mögliche Herausforderungen und Stolpersteine für Organisationen im Zusammenhang mit Kollaborationslösungen beleuchtet, wird ein Blick auf aktuelle Trends geworfen sowie in die Zukunft geblickt.

  1. Was sind die Vorteile von kollaborativem Arbeiten und was hilft das konkret bei öffentlichen Verwaltungen wie Gemeinden?
    Wie Kollaborationslösungen die Effizienz, Produktivität und die Motivation der Mitarbeitenden markant steigern kann. Und wie sie helfen, intern das (Fach-)Wissen und Informationen schnell und gezielt zu teilen sowie auszubauen.
  2. Welche Bereiche werden von einer modernen Kollaborationslösung idealerweise abgedeckt?
    Kollaborationslösungen drehen sich um weit mehr als nur Kommunikation via Telefonie oder Webkonferenzen. Fast alle Bereiche des Arbeitsalltags können von der Verwendung entsprechender Tools profitieren. Ein Überblick.
  3. Was, wenn die Mitarbeitenden damit überfordert sind?
    Was sind die Herausforderungen im Rahmen des kollaborativen Arbeitens? Die Wahl des richtigen Tools oder der richtigen Lösung sowie ein wohlüberlegtes Einführungs- und Schulungsprogramm für Mitarbeitende ist genauso wichtig, wie Klarheit über die Datenhoheit und Datenschutz-Themen im Zusammenhang mit Kollaborationslösungen.
  4. Wohin geht die Reise von Social Collaboration Platforms?
    Welche Trends zeichnen sich bei Kollaborationslösungen ab? Welchen Einfluss hat Künstliche Intelligenz (KI) derzeit auf diese Tools bzw. welche neuen Möglichkeiten bietet die rasante Entwicklung der KI? Und was hält die Zukunft für das kollaborative Arbeiten bereit? 

[ 1 ]Vorteile und Nutzen von Kollaborationslösungen für öffentliche Verwaltungen

  • Flexibilität und Standortunabhängigkeit
    Social Collaboration Tools ermöglichen es Mitarbeitenden, unabhängig von ihrem Standort oder ihrer  Abteilung effizient zusammenzuarbeiten. Dies fördert flexible Arbeitsmodelle und erleichtert die Arbeit von zu Hause oder unterwegs. Das betrifft beispielsweise die Zusammenarbeit in (Projekt-)Teams, die Kommunikation, den Informationsfluss und den Austausch. Ausserdem haben sämtliche Teammitglieder Zugriff auf dieselben Informationen und Daten, man kann gemeinsam den Fortschritt von Aufgaben oder Projekten verfolgen, sich updaten oder zu bestimmten Themen austauschen.

    Dadurch können Teams leichter ihre Aufgaben erledigen und behalten den Zugang zu den notwendigen Daten, unabhängig von räumlichen Einschränkungen. Spätestens seit der Corona-Pandemie ist deutlich geworden, wie wichtig diese Flexibilität auch für öffentliche Verwaltungen ist, damit sie selbst in solchen Situationen handlungsfähig bleiben.
     
  • Anstieg von Mitarbeitenden-Engagement und -Zufriedenheit
    Durch die Nutzung von Social Collaboration Tools fühlen sich Mitarbeitende besser in den Arbeitsprozess integriert. Sie haben die Möglichkeit, aktiver Ideen einzubringen und an Projekten mitzuarbeiten. Dies steigert das Engagement, die Motivation und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, da sie sich wertgeschätzt und in den Entscheidungsprozess eingebunden fühlen. Dadurch wird auch das Durchhaltevermögen der Mitarbeitenden gestärkt, da sie einen spürbaren Beitrag zum gemeinsamen Erfolg leisten können.
     
  • Steigerung von Effizienz und Produktivität
    Durch die nahtlose Zusammenarbeit und den einfachen Austausch von Informationen und Ressourcen können Teams ihre Arbeit und Projekte schneller vorantreiben. Dies führt zu einer erheblichen Steigerung der Effizienz und Produktivität; Aufgaben werden schneller erledigt und Entscheidungen können zeitnah getroffen werden. Durch den Einsatz von Kollaborations-Tools können Dokumente in Echtzeit bearbeitet, Aufgaben koordiniert und Projekte gemeinsam vorangetrieben werden. Es ermöglicht den Teams, ihre Ziele schneller zu erreichen und sich stärker auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
     
  • Individualisierbare Funktionen und Integration von (Fach-)Applikationen
    In modernen Kollaborationslösungen können (Fach-)Applikationen direkt in die Plattform eingebunden werden. So lässt sich zum Beispiel der Funktionsumfang unterschiedlicher Kommunikations- und Projektmanagement-Apps bündeln. Dadurch müssen Mitarbeitende während der Arbeit nicht mehr zwischen unzähligen Programmen hin- und herwechseln (E-Mail-Programm, Fachapplikation der Abteilung, Kommunikationslösung für Telefonie und Webkonferenzen, Dokumentenablage, etc.). Selbst Office-Anwendungen können in modernen Lösungen eingebunden werden. Zudem können dank modernen Tools auch zeitraubende, wiederkehrende Routine-Aufgaben automatisieren und die dadurch gewonnen Zeit zielführender eingesetzt werden.
     
  • Verbesserung der Informationsverteilung und des Wissensaustauschs
    Durch den Einsatz von Social Intranet Platforms können Informationen schnell und gezielt verbreitet werden. Mitarbeitende haben die Möglichkeit, ihr Wissen in Form von Artikeln, Wikis oder Diskussionsforen zu teilen. Dies fördert den Wissensaustausch und stärkt die Zusammengehörigkeit im Team. Zudem verbessert eine zentral geführte Wissensdatenbank auch die Effizienz, da heute erwiesenermassen ein markanter Teil der Arbeitszeit mit der Suche nach Wissen verbracht wird. Auch das Onboarding von neuen Mitarbeitenden wird durch eine zentrale Ablage von wichtigen Informationen und Wissen erleichtert und beschleunigt. Hier kann auch die Anbindung einer eLearning-Plattform zusätzliche Unterstützung bieten.
     
  • Zugriff auf gruppenspezifische Informationen & Dokumente
    Innerhalb eines Projekts erhalten Teammitglieder Einblick in für sie notwendige Infos. Zu grosse E-Mail-Verteiler und endlose E-Mail-Konversationen fallen weg, da gezielt innerhalb des Projektteams kommuniziert werden kann. Auch die zentral organisierte und strukturierte Ablage von Dokumenten liefert Informationen in Echtzeit. Ein aktualisiertes Dokument muss nicht erst in die Runde geschickt werden, sondern wird von allen Berechtigten direkt im Tool angepasst – und jede und jeder hat Zugriff auf den aktuellsten Stand. Auch lassen sich über eine übergreifende Suchfunktion Inhalte besser finden als im E-Mail-Posteingang oder auf einem grossen Laufwerk.
     
  • Mehr (interne) Innovationskraft
    Kollaboratives Arbeiten schafft eine Umgebung, in der Ideen leichter entstehen und weiterentwickelt werden können. Durch die Integration von KI-Anwendungen wie Chat-GPT-ähnlichen Tools, beispielsweise zur Erstellung von Texten, können innovative Lösungsansätze zusätzlich unterstützt und beschleunigt werden.
     
  • Kurze Onboarding-Zeit und Skalierbarkeit
    Diese Tools benötigen in der Regel nur eine kurze Vorlaufzeit, bis sie eingesetzt werden können. Sie sind zudem äusserst skalierbar und lassen sich den Anforderungen von Organisationen jeder Grösse anpassen – ob kleine Gemeindeverwaltung oder grosse Stadtverwaltung. Dies gewährleistet, dass die Kollaborationsplattform mit der Organisation flexibel mitwächst.
     
  • Erhöhte Attraktivität als Arbeitgeber
    Insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels ist die Wahl des Arbeitsplatzes für Bewerbende zentral. Organisationen, die moderne Kollaborationslösungen anbieten, signalisieren Innovationsbereitschaft und eine zukunftsorientierte Arbeitsumgebung. Dies macht sie attraktiver für qualifizierte Fachkräfte, die nach einer modernen Arbeitsumgebung suchen.
     
  • Optimierung von Prozessen für Kunden
    Die Integration von Social Collaboration Tools ermöglicht es Organisationen, ihre Kundenkommunikation und -services zu optimieren. Kundenanfragen können effizient bearbeitet werden, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Durch die Vereinfachung und Digitalisierung von Prozessen werden auch interne Abläufe effizienter, was sich wiederum positiv auf die Servicequalität auswirkt.
     
  • Einbindung von Kunden und Interessensgruppen
    Kollaborationstools bieten ausserdem Möglichkeiten, die Bevölkerung sowie andere Interessensgruppen in Gemeindeprozesse einzubeziehen. Als Beispiel können Feedback (mittels Umfragen) und Ideen (Mitwirkung in Projekten oder über einen virtuellen Dorfplatz in Form einer App) leichter gesammelt und umgesetzt werden. Oder Anfragen wie beispielsweise die Bestellung von Dokumenten oder Bewilligungen können von der Bevölkerung oder von Unternehmen direkt online über ein digitales Behördenportal angestossen werden. Dies fördert eine stärkere Kundenorientierung und schafft eine transparente Kommunikation zwischen der Organisation und der Bevölkerung.

[ 2 ]Welche Bereiche deckt eine moderne Kollaborationslösung ab?

Moderne Kollaborationslösungen revolutionieren den Arbeitsalltag auch in öffentlichen Verwaltungen und ermöglichen eine effiziente, transparente und gut koordinierte Zusammenarbeit. Dabei decken sie eine Vielzahl von Bereichen ab von Organisation, Kommunikation, Kooperation bis zu Dokumentation und bieten eine beeindruckende Palette an Funktionalitäten. Einige interessante Beispiele sind:

  • Zentrales Dashboard für maximale Übersicht
    Ein zentrales Dashboard dient als Kommandozentrale für alle Mitarbeitenden. Hier finden sich persönliche, applikationsübergreifende Übersichten über Termine und Fristen, anstehende Aufgaben, Benachrichtigungen, Teammitglieder und Kommunikationsmöglichkeiten. Es ist der Ausgangspunkt für einen strukturierten Arbeitsalltag.
     
  • Anträge einfach und effizient bearbeiten
    Von Urlaubsanträgen bis hin zu Krankmeldungen: Moderne Kollaborationslösungen integrieren die Bearbeitung von Anträgen nahtlos in den digitalen Workflow. Mitarbeitende können Anträge einreichen, verfolgen und genehmigen lassen, alles innerhalb der Plattform. 
    Anträge können aber auch von externen Interessensgruppen angenommen, verarbeitet und entschieden werden. So können die Bevölkerung oder zum Beispiel ein Gewerbebetrieb über ein digitales eServicePortal Anträge für Bewilligungen etc. stellen.
     
  • Kommunikation auf allen Ebenen
    Egal ob E-Mails, Telefonate, Infochannel, Social Intranet, Chats, Messenger-Dienste oder Webkonferenzen – die Kommunikation ist der Schlüssel zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Eine Kollaborationslösung bietet eine integrierte Plattform für all diese Kommunikationskanäle und gewährleistet somit eine reibungslose und effiziente Interaktion. Dabei kann bedarfsgerecht individuell, in Teams oder Projektgruppen kommuniziert werden; oder auch mit externen Interessensgruppen wie der Bevölkerung oder Wirtschaft – zum Beispiel über ein eServicePortal.
    Bei Social Intranet oder einem Infochannel sind die Mitarbeitenden stets auf dem Laufenden bezüglich Neuigkeiten, wichtige Ereignisse oder Entwicklungen und können sich aktiv einbringen.
     
  • Wissensmanagement
    Dokumentationen, Wikis und eLearning-Möglichkeiten fördern das Wissensmanagement in der Organisation. Mitarbeitende können auf eine zentrale Wissensdatenbank zugreifen und Informationen schnell finden und teilen. Neue Mitarbeitende können beim Onboarding mithilfe von eLearning-Angeboten und gebündeltem Wissen schneller eingearbeitet werden.
     
  • Integration von Applikationen und Widgets
    Kollaborationstools ermöglichen die nahtlose Integration von verschiedenen Applikationen und Widgets über Schnittstellen. Dadurch können spezifische Anwendungen und Tools einfach in die Plattform eingebunden werden, was die Effizienz und Produktivität weiter steigert. So sehen Mitarbeitende auch Dokumente oder Aufgaben, Fristen oder Anfragen aus (Fach-)Applikationen und können diese zentral aus ihrem Dashboard öffnen und bearbeiten.
     
  • Aufgabenmanagement: Bessere Übersicht über To-dos
    Aufgaben, Pendenzen und Workflows werden übersichtlich strukturiert und ermöglichen es den Mitarbeitenden, stets den Überblick über ihre To-dos zu behalten. Die Verwaltung von Aufgaben, Pendenzen und Workflows ist ein zentraler Aspekt der täglichen Arbeit. Eine Kollaborationslösung ermöglicht es, To-Do-Listen zu erstellen, Aufgaben zu delegieren und den Fortschritt von Projekten zu verfolgen. Dies fördert eine organisierte und effiziente Arbeitsweise.
     
  • Zeit- und Ressourcenmanagement
    Moderne Kollaborationslösungen bieten Funktionen zur Zeiterfassung, zur Terminplanung und zum Ressourcenmanagement. Dies ermöglicht eine effektive Nutzung der verfügbaren Zeit und Ressourcen, sowohl individuell als auch im Team. Zeiten können unkompliziert direkt auf dem entsprechenden Projekt bzw. auf einer Aufgabe erfasst werden.
     
  • Projektmanagement
    Von der Planung bis zur Umsetzung: Moderne Kollaborationslösungen bieten umfangreiche Tools für das Projektmanagement. Hier können Projekte organisiert, Aufgaben verteilt und Fortschritte verfolgt werden.
     
  • Dateien- und Dokumentenmanagement
    Ein zentraler Ort für die Speicherung, Bearbeitung und gemeinsame Nutzung von Dateien und Dokumenten ist ein essenzieller Aspekt des kollaborativen Arbeitsansatzes. Moderne Kollaborationslösungen bieten diese Funktionalität, wodurch die Zusammenarbeit auch ortsunabhängig erheblich erleichtert wird.
     
  • Ideenentwicklung und Kreativität
    Brainstorming, Mindmaps, Whiteboards und Notizen sind essentielle Werkzeuge für die Ideenentwicklung. Eine Kollaborationsplattform bietet die Möglichkeit, kreative Prozesse zu unterstützen und innovative Ansätze zu fördern.
     
  • Zentrale Enterprise-Suche für schnelle Ergebnisse
    Die Möglichkeit, schnell und effizient nach Informationen zu suchen, ist entscheidend für eine effektive Zusammenarbeit. Eine zentralisierte Enterprise-Suche ermöglicht es Mitarbeitenden, benötigte Informationen schnell zu finden – idealerweise applikationsübergreifend sowie auch in Dokumenten- und Datei-Inhalten.
     
  • Aktivitätenprotokoll für Transparenz und Nachverfolgung
    Ein Aktivitätenprotokoll bietet einen umfassenden Überblick über alle Aktivitäten, sei es in Bezug auf Dokumente, Dateien, Chats oder andere Interaktionen. Dies schafft Transparenz und ermöglicht eine einfache Nachverfolgung von Entwicklungen oder hilft, kürzlich bearbeitete Dokumente wiederzufinden.
     
  • Berechtigungsmanagement: Individuelle Benutzerrechte
    Die Sicherheit sensibler Daten ist von höchster Bedeutung. Moderne Kollaborationslösungen bieten individuelle Benutzerrechte und ein effizientes Berechtigungsmanagement, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf bestimmte Informationen haben.

All diese Funktionalitäten, gepaart mit der Möglichkeit zur Integration von ERP-Lösungen und CRM-Systemen sowie Finanz- und Buchhaltungs-Apps, machen moderne Kollaborationslösungen zu einem unverzichtbaren Werkzeug in der Arbeitswelt von heute und morgen. Sie fördern die Effizienz, Transparenz und Effektivität in Organisationen und erleichtern die Anpassung an die sich ständig ändernden Anforderungen des modernen Arbeitslebens. Sie sind somit unverzichtbare Werkzeuge, um den Anforderungen einer modernen und agilen öffentlichen Verwaltung gerecht zu werden. 

[ 3 ]Herausforderungen: überforderte Mitarbeitende?

Obwohl Social Collaboration Tools zweifellos viele Vorteile bieten, ist es wichtig, sich der potenziellen Nachteile bewusst zu sein und geeignete Massnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren. Eine kluge Implementierung inklusive Abholen der Mitarbeitenden, sowie regelmässige Schulungen können dazu beitragen, die negativen Auswirkungen zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. 

  • Überfordernde Informationsflut
    Eine der grössten Herausforderungen bei der Nutzung von Social Collaboration Tools ist die Gefahr der Informationsüberflutung. Durch die Vielzahl an Kanälen und Nachrichten besteht die Gefahr, dass Mitarbeitende von zu vielen Informationen überwältigt werden und wichtige Nachrichten übersehen. Der ständige Zugriff auf eine Fülle von Informationen kann zu einer Überlastung führen. Für Mitarbeitende kann es herausfordernd sein, relevante von irrelevanten Informationen zu trennen, was die Effektivität beeinträchtigen könnte.
     
  • Ablenkung und Zeitverlust
    Die permanente Verfügbarkeit von Kommunikationskanälen kann ablenken. Mitarbeitende neigen dazu, häufiger auf Nachrichten zu reagieren und verlieren möglicherweise ihre zentralen Aufgaben aus den Augen.
     
  • Widerstand gegen Veränderungen
    Nicht alle Mitarbeitenden sind gleichermassen technikaffin oder offen für neue Arbeitsmethoden. Die Einführung von Social Collaboration Tools erfordert oft eine Anpassungsphase und kann auf Widerstand stossen, insbesondere bei langjährigen Mitarbeitenden. Diese gilt es zu überzeugen und mit ins Boot zu nehmen, beispielsweise mit Gesprächen und Schulungen, die Ihnen die Vorteile aufzeigen und allfällige Ängste abbauen.
     
  • Abhängigkeit von der Technologie
    Die reibungslose Nutzung von Social Collaboration Tools ist stark von der Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit der technischen Infrastruktur abhängig. Ausfälle oder technische Probleme können die Produktivität erheblich beeinträchtigen.
     
  • Fehlende Integration und Interoperabilität
    In einigen Fällen können Kollaborationslösungen nicht nahtlos in bestehende Systeme und Workflows integriert werden. Dies führt zu Inkonsistenzen und ineffizienten Arbeitsabläufen, wenn Daten zwischen verschiedenen Plattformen manuell übertragen werden müssen.
     
  • Mangelnde persönliche Interaktion
    Die vermehrte Nutzung digitaler Kommunikationsmittel kann zu einem Mangel an persönlicher Interaktion führen. Dies kann sich negativ auf das Teamgefühl und die soziale Verbundenheit auswirken.
     
  • Missverständnisse und Kommunikationsprobleme
    Textbasierte Kommunikation kann Missverständnisse begünstigen, da nonverbale Signale fehlen. Dies kann zu Fehlkommunikation und Konflikten führen, die durch persönliche Gespräche möglicherweise vermieden worden wären.
     
  • Erschwerte Wissensvermittlung
    Obwohl Kollaborationslösungen den Wissensaustausch fördern, können komplexe Themen oder Schulungen effektiver in persönlichen Interaktionen vermittelt werden. Digitale Plattformen bieten nicht immer die passende Lernumgebung.
     
  • Notwendigkeit klarer Richtlinien
    Um die effektive Nutzung von Social Collaboration Tools zu gewährleisten, sind klare Richtlinien und Schulungen dazu erforderlich. Dies erfordert zusätzlichen Aufwand bei der Einführung und Pflege der Plattform.
     
  • Wahl des «richtigen» Tools
    Welches Tool für Ihre öffentliche Verwaltung das richtige ist, hängt bspw. davon ab, was für Ziele der Einsatz des Tools erfüllen soll und welche Aufgaben damit erledigt werden bzw. welche Prozesse optimiert werden sollen. Es ist sinnvoll, gleich zu Beginn mit den künftigen Nutzenden den genauen Bedarf zu besprechen und einen bedarfsgerechten Anforderungskatalog für die Software-Auswahl zu erstellen – allenfalls unterteilt in Muss- und Soll-Kriterien. Weitere Fragen, die man sich stellen sollte, sind, wie schnell das neue Tool verfügbar sein sollte und ob jeder Nutzer eine eigene Lizenz benötigt sowie ob User lokal oder über einen Browser auf die Software zugreifen werden. Last but not least spielt auch der Preis und das verfügbare Budget eine Rolle.
     
  • Datenschutz und Sicherheitsbedenken
    Mit der verstärkten Nutzung von Social Collaboration Tools steigt auch das Risiko von Datenschutzverletzungen. Sensible Informationen könnten versehentlich geteilt oder von unbefugten Personen eingesehen werden, wenn nicht ausreichende Sicherheitsmassnahmen getroffen werden. Es gilt, hierzu klare Regeln zu definieren. Weiter ist zu beachten, wo die Daten gespeichert sind und welchen gesetzlichen Regulatorien der entsprechende Anbieter unterliegt. In diesem Zusammenhang ist auch die Überlegung wichtig, ob eine Lösung auf einer Public Cloud oder einer Private Cloud betrieben werden soll.
    Während eine private Cloud mehr Kontrolle bietet und bei einem Schweizer Anbieter hierzulande gehaltene Daten ausschliesslich schweizerischer Rechtsprechung und Schweizer Gesetzen unterliegen, kann eine öffentliche Cloud kosteneffizienter und skalierbarer sein, die Daten aber z. B. bei amerikanischen Anbietern via US-Cloud Act im Ernstfall von den Behörden angefordert werden.

    Insbesondere in öffentlichen Verwaltungen ist der Schutz sensibler Daten von höchster Priorität. Es ist unabdingbar, dass die eingesetzten Tools höchsten Sicherheitsstandards genügen und Datenschutzbestimmungen strikt eingehalten werden. Darum sollte die Datenhoheit stets in der Hand der öffentlichen Verwaltung liegen, um die Kontrolle über sensible Informationen zu gewährleisten. Es ist ratsam, bei der Auswahl von Kollaborationslösungen auf Anbieter zu setzen, die nachweislich hohe Sicherheitsstandards implementieren und regelmässig auf Datenschutzkonformität geprüft werden.